Según un estudio, si se tiene un control absoluto del inventario, se pueden mantener los costos de los alimentos dentro del rango óptimo. Para lograr este nivel de control, es necesario contar con un proceso de conteo de inventario diligente y preciso. Sin embargo, el objetivo de la gestión de inventario es registrar los niveles de existencias; se trata de comprender los patrones de consumo, prevenir el desperdicio y tomar decisiones de compra informadas.
En esta guía, le guiaremos en el conteo de inventario en un restaurante, abarcando diferentes tipos de productos desde perecederos y no perecederos hasta bebidas. Al finalizar esta guía, también aprenderá algunas técnicas para mejorar la eficiencia de su restaurante, reducir costos y aumentar la rentabilidad.
¿Por qué controlar su inventario?
La gestión de inventario ofrece numerosos beneficios financieros y operativos para un restaurante. Por ejemplo, según estudios, los restaurantes que actualizan su inventario periódicamente pueden aumentar sus ganancias entre un 2 % y un 10 % gracias a una mejor identificación de las tendencias de ventas y a una gestión optimizada de los pedidos de ingredientes.
Las revisiones periódicas de inventario le permiten gestionar fácilmente sus productos perecederos para reducir el deterioro y el desperdicio. Además, garantiza que siempre haya la cantidad adecuada de existencias disponible para satisfacer la demanda de los clientes. Esto, en última instancia, optimiza su flujo de caja y reduce los costos de almacenamiento a largo plazo. Una gestión de inventario eficaz y adecuada, a través de la gestión de inventario de restaurantes y el uso de sistemas de gestión de inventario, es clave para lograr estos objetivos.
Beneficios de los recuentos de inventario regulares
La gestión de inventario personalizada puede brindarle a su negocio de restaurantes estos cuatro beneficios principales.
1 - Cálculos mejorados del costo de los bienes vendidos
Al realizar recuentos de inventario regulares, se mantiene al tanto de los niveles de existencias para comparar las compras con el consumo real. Esto le ayuda a calcular con precisión el costo de los bienes vendidos. Para simplificarlo aún más, puede usar un software de gestión de inventario para restaurantes. Este puede rastrear los cambios de inventario en tiempo real e integrarse con su sistema de contabilidad para un cálculo preciso. Implementar consejos de gestión de inventario para restaurantes y estrategias efectivas de gestión de inventario de alimentos ayuda a rastrear y gestionar el inventario de manera eficiente, reduciendo así el desperdicio de alimentos y optimizando su uso.
2 - Reducción del desperdicio de alimentos y bebidas
Con revisiones frecuentes de inventario, puede controlar fácilmente los productos perecederos y utilizarlos antes de que se echen a perder, lo que reduce el desperdicio a largo plazo. Puede usar la técnica FIFO para identificar primero los artículos más antiguos y utilizarlos rápidamente o lanzar promociones especiales para mover el inventario rápidamente.
3 - Decisiones de compra más informadas
Revisar periódicamente los datos de inventario le permite ver si hay exceso o defecto de existencias, lo que le permite ajustar los pedidos según corresponda. Esta información le evita comprar artículos en exceso y le garantiza tener siempre a mano los artículos necesarios.
4 - Mayor rentabilidad
Al mantener un inventario preciso, se pueden reducir los desperdicios, optimizar las compras y calcular el costo de los productos vendidos con precisión; todo esto contribuye a reducir los costos operativos. En definitiva, este proceso se traduce en un mayor ahorro de costos y una mayor rentabilidad.
¿Con qué frecuencia debes contar?
La frecuencia de los recuentos de inventario en restaurantes es subjetiva. Depende de muchos factores, como el tamaño del restaurante, la complejidad del menú y la tasa de rotación del inventario. Usar software de inventario puede ayudar a los propietarios de restaurantes a realizar un seguimiento eficiente del inventario y determinar su rotación. Llevar registros precisos del inventario inicial y usar hojas de recuento de inventario puede ayudarle a gestionar la cantidad de inventario que necesita. Los recuentos regulares de inventario en restaurantes también pueden ayudarle a comprender mejor la rotación de productos y a ajustarse en consecuencia.
Factores que influyen en la frecuencia del recuento de inventario
Tamaño del restaurante
Un recuento semanal o quincenal será suficiente si gestiona un restaurante pequeño con poco inventario. Para restaurantes grandes con más artículos en inventario y mayor rotación de personal, los recuentos frecuentes (incluso diarios) son imprescindibles.
Complejidad del menú
Los restaurantes con menús sencillos con artículos limitados que requieren pocos ingredientes se benefician de los recuentos de inventario quincenales o mensuales. Por otro lado, si su restaurante ofrece un menú variado que requiere una amplia gama de ingredientes, debería contabilizar el inventario con mayor frecuencia para evitar el deterioro y el desperdicio.
Rotación de productos
Los artículos que se agotan rápidamente deben contarse con mayor frecuencia para verificar los niveles de existencias precisos y viceversa.
Artículos perecederos
Para evitar el deterioro, es necesario contar con mayor frecuencia productos como frutas y verduras frescas, lácteos y carne. Puede realizar controles con menor frecuencia para productos con mayor vida útil, como conservas y especias.
Volumen operativo
Es posible que necesite realizar recuentos más frecuentes durante las épocas de mayor actividad, como días festivos o temporadas altas, para asegurarse de no quedarse sin artículos esenciales y decepcionar a sus clientes.
Control de artículos perecederos
El negocio se ve afectado cuando se tiene inventario perecedero sin vender, como frutas, verduras, leche, etc., con fecha de caducidad próxima. Es ahí donde cobra importancia un conteo periódico y eficaz del inventario del restaurante. Utilizar herramientas como una hoja de cálculo de consumo de inventario y una hoja de desperdicio de alimentos puede ayudarle a gestionar el inventario de forma más eficaz. Al controlar el inventario y comprender el valor de los artículos de su menú, puede satisfacer mejor la demanda de los clientes y reducir el desperdicio de alimentos. Implementar un sistema de inventario sólido le permite controlar el inventario y minimizar las pérdidas.
Paso 1: Organiza tu almacenamiento
- Ordena tus productos perecederos de modo que los que están a punto de caducar estén al frente y los más nuevos al final. Así, podrás acceder fácilmente primero a los más antiguos.
Paso 2: Etiquete claramente los artículos.
- Etiquete claramente todos los artículos con sus fechas de llegada y caducidad. Use marcadores o pegatinas para identificarlos fácilmente.
Paso 3: Cuenta el más antiguo primero:
- Empieza tu recuento con los artículos que llevan más tiempo en stock y registra sus cantidades. Luego, elige los más nuevos. Cuéntalos según su unidad de medida. Por ejemplo, si tienes 120 limones en el refrigerador y 240 limones equivalen a una caja, combínalos y cuéntalos como media caja. Anótalos en tu hoja o programa de conteo.
Paso 4: Rotar el stock:
Después del conteo, coloque los artículos más nuevos detrás de los más antiguos. Esto mantiene intacto el sistema FIFO.(primero en entrar, primero en salir) En la práctica, esto significa que los artículos que ingresan primero al inventario son los primeros en ser vendidos o utilizados.
2. Para artículos no perecederos
A diferencia de los productos perecederos, los no perecederos son fáciles de cuantificar y medir. Aquí te explicamos cómo abordarlo.
Paso 1: Organice su área de almacenamiento para el cálculo
Organice su área de almacenamiento (como los estantes de la despensa) para identificar rápidamente los artículos para el conteo. Solicite la ayuda del personal responsable para reducir el tiempo de procesamiento.
Paso 2: Iniciar el conteo
Comience desde un extremo del área de almacenamiento y haga un inventario de cada tipo de producto enlatado, como salsa de tomate, frijoles, atún, etc. En una hoja, indique el nombre del artículo y la cantidad disponible. Agrupe los artículos similares (por ejemplo, todos los productos enlatados) para agilizar el conteo. Deseche las latas dañadas o abolladas. Anótelas en una lista aparte, ya que podrían tener que desecharse.
Paso 3: Registre con precisión
Utilice marcas de conteo o valores numéricos para una mejor gestión del inventario al registrar. Por ejemplo, la salsa de tomate y los frijoles pueden registrarse como la cantidad de latas disponibles en lugar de la cantidad. También puede usar pegatinas o etiquetas con códigos de colores para las diferentes categorías. Por ejemplo, puede usar rojo para los frijoles y azul para las salsas.
Paso 4: Verifique y actualice la lista de inventario
Solicite a otra persona que verifique la hoja para minimizar los errores de conteo. Tras la verificación, transfiera los conteos a su hoja de inventario. Puede considerar sumar el precio de compra de cada artículo en la hoja de inventario para calcular el valor total de su inventario actual con el mismo esfuerzo.